Transporte wurden angemeldet, geändert oder storniert. Einrichtungen wollten wissen, ob ein Auftrag eingegangen war. Krankenhausstationen fragten nach Ankunftszeiten. Fahrzeugbesatzungen meldeten Verzögerungen oder hatten Rückfragen. Fast alle Informationen liefen über die Disposition und erforderten eine manuelle Bearbeitung durch die DisponentInnen der Leitstelle. Wenn später Unklarheiten auftraten, begann die Suche in verschiedenen Systemen.
Um diese Situation zu verbessern gab es über die Jahre immer wieder Ansätze und Teillösungen. Manche halfen nur punktuell, andere schufen neue Abhängigkeiten oder lösten die zugrunde liegenden Probleme nicht dauerhaft. Deshalb entschieden wir uns für einen größeren Schritt: den Prozess grundlegend neu zu denken.
Nicht mit dem Anspruch, alle Herausforderungen gleichzeitig zu lösen, sondern die Disposition des Krankentransports an möglichst vielen Stellen einfacher, transparenter und stabiler zu gestalten.
Der Start: Prozesse verstehen statt nur Software suchen
Zu Beginn prüften wir, ob bestehende Systeme die Anforderungen bereits erfüllen konnten. Unser Ziel war eine gemeinsame Plattform mit einer zentralen Datenbasis, die Transparenz für alle Beteiligten schafft. Die Disposition sollte automatisch bei der Planung unterstützt werden und eine direkte Verbindung zwischen Transportbestellung, Disposition, Fahrzeugsteuerung, Abrechnung und Auswertung ermöglichen.
Schnell zeigte sich jedoch: Es gab zwar Lösungen für einzelne Teilbereiche, aber kein System, das den gesamten Prozess von der Transportbestellung bis zur Übergabe der Patientinnen und Patienten vollständig abbildete.
Daraufhin begannen wir, die ersten Probleme selbst zu lösen. Nicht vom Schreibtisch aus, sondern aus der Perspektive der Leitstelle, der Fahrzeugbesatzungen und der Einrichtungen, die Transporte bestellen. Wo entstehen Informationsverluste? Wo wird doppelt gearbeitet? Welche Schnittstellen verursachen Reibungsverluste? Und warum wird häufig telefoniert, obwohl ein digitales Update ausreichen würde?
Der erste Schwerpunkt lag auf der Reduzierung des Telefonaufkommens. Viele Rückfragen entstanden allein deshalb, weil Informationen nicht digital verfügbar oder nicht für alle Beteiligten sichtbar waren. Deshalb entwickelten wir zunächst eine eigene Webanwendung zur digitalen Transportanmeldung. Aufträge müssen nicht mehr telefonisch aufgenommen und anschließend in weitere Systeme übertragen werden. Stattdessen können Kunden Transporte online anlegen, ändern oder stornieren und den Bearbeitungsstatus jederzeit einsehen. Dadurch werden Informationen transparent und nachvollziehbar. Gleichzeitig sinkt die Fehleranfälligkeit, da Medienbrüche reduziert werden.
Von der Anmeldung zur intelligenten Planung
Mit der digitalen Anmeldung wurde jedoch schnell das nächste Problem sichtbar: Anstehende Transporte mussten weiterhin manuell auf freie Fahrzeugkapazitäten geprüft und anschließend verplant werden. Das bedeutete viele Klicks, wiederkehrende Arbeitsschritte und hohen Aufwand.
Die zentrale Frage lautete daher: Warum erkennt das System freie Kapazitäten nicht selbst, wenn alle dafür notwendigen Daten bereits vorliegen? Damit dies möglich wurde, musste die Software den tatsächlichen Betrieb verstehen. Fahrzeuge, Rettungswachen, Schichtzeiten, Pausen, Transportarten und Fahrzeiten wurden ebenso berücksichtigt wie reale Abläufe bei Patientenübernahmen, Übergaben oder der anschließenden Aufbereitung von Material und Fahrzeugen.
Zunächst entstanden automatische Planungsvorschläge für die Disposition. Daraus entwickelte sich eine umfassende Verfügbarkeitsprüfung. Das System kann inzwischen erkennen, welches Fahrzeug wann und wo verfügbar ist und ob ein neuer Auftrag in die bestehende Planung integriert werden kann. Standardfahrten lassen sich dadurch bereits bei der Bestellung automatisch einplanen.
Für die Disposition bedeutet das vor allem weniger wiederkehrende Routinearbeit und mehr Zeit für die tatsächlichen Herausforderungen des Betriebs. Denn Krankentransport ist weit mehr als reine Terminplanung. Fahrzeuge fallen aus, Patienten sind nicht rechtzeitig bereit, Einrichtungen verschieben Abholzeiten und Fahrten verzögern sich. Oft gibt es nicht die eine perfekte Lösung, sondern mehrere Optionen mit unterschiedlichen Auswirkungen.
Flexible Lösungen für ein dynamisches Umfeld
Die automatische Planung wurde deshalb bewusst nicht als starres System entwickelt. Stattdessen entstand eine eigene Bewertungslogik, die unter anderem Prioritäten, Leerkilometer, Verspätungen, Schichtzeiten und Pausen kontinuierlich berücksichtigt. Wenn gewünschte Transportzeiten nicht realisierbar sind, kann das System Alternativen vorschlagen. Problemfälle werden für die Disposition sichtbar hervorgehoben, sodass gezielt eingegriffen werden kann.
Der Ansatz ist bewusst hybrid: Automatisierung dort, wo sie entlastet, und menschliche Entscheidungen dort, wo die Realität komplex wird.
Parallel dazu entstand eine intuitive Benutzeroberfläche für die Leitstelle. Auch sie wurde direkt aus dem Betrieb heraus entwickelt. Ausgangspunkt war die Frage, welche Informationen sofort sichtbar sein müssen und welche Eingriffe im laufenden Betrieb regelmäßig erforderlich sind.
So entstand der Webleitstand. Hier laufen Aufträge, Fahrzeuge, Schichten und Statusmeldungen zusammen. Transporte können verschoben, Fahrzeuge getauscht oder Aufträge manuell angepasst werden. Noch unverplante Fahrten bleiben sichtbar und können automatisch oder per Drag-and-drop in den bestehenden Tagesablauf integriert werden. Änderungen zeigen dabei unmittelbar ihre Auswirkungen auf die zu erwartende Pünktlichkeit und die weitere Planung.
Erweiterungen aus dem Alltag heraus
Mit der Zeit kamen zahlreiche weitere Funktionen hinzu, viele davon direkt aus Rückmeldungen der Mitarbeitenden im Fahrdienst und in der Leitstelle. Dazu gehören unter anderem Serientransporte, die Erkennung möglicher Doppelbestellungen, automatische Rückfahrten zur Wache sowie Sperrzeiten für notwendige Tätigkeiten wie Räderwechsel oder Routinedesinfektionen. Dabei war es uns wichtig, zunächst die Funktionen mit dem größten praktischen Nutzen umzusetzen. Viele weitere Ideen befinden sich weiterhin in Entwicklung.
Der Prozess sollte jedoch nicht auf die Leitstelle beschränkt bleiben. Deshalb wurde zusätzlich eine gekoppelte Crew-App für die Fahrzeugbesatzungen eingeführt, die auf den Smartphones der Einsatzfahrzeuge installiert ist. Dort sehen die Besatzungen ihre Tagesplanung, erhalten Änderungen in Echtzeit und können Transportphasen direkt dokumentieren. Statusmeldungen synchronisieren sich automatisch mit der Leitstelle. Die Disposition erkennt dadurch sofort, was im Feld passiert, und kann frühzeitig reagieren.
Zusätzlich können Wartezeiten, Probleme oder Abweichungen direkt über die App gemeldet werden. Diese Informationen helfen nicht nur im laufenden Betrieb, sondern verbessern langfristig auch Planung und Auswertung. Um einen Großteil der telefonischen Rückfragen zu vermeiden, können Besatzungen, Leitstelle und Auftraggeber außerdem direkt innerhalb der Anwendung miteinander kommunizieren. Informationen bleiben dadurch unmittelbar am Auftrag dokumentiert und nachvollziehbar.
Ein weiterer logischer Schritt war die Integration der Transportabrechnung. Patientendaten können mittlerweile direkt in der App erfasst werden, teilweise auch per NFC über die elektronische Gesundheitskarte. Dadurch entsteht ein durchgängiger Prozess von der Transportanmeldung bis zur späteren Abrechnung mit deutlich geringerer Fehleranfälligkeit.
Vorteile gemeinsamer Daten
Der größte Vorteil liegt weniger in einzelnen Funktionen als in der gemeinsamen Datenbasis für alle Beteiligten. Änderungen bleiben nachvollziehbar, Rückfragen lassen sich schneller klären und aus dem laufenden Betrieb entstehen belastbare Auswertungen. So kann analysiert werden, wo regelmäßig Wartezeiten oder Verzögerungen auftreten, welche Tageszeiten besonders ausgelastet sind, wo zu knapp geplant wird oder welche Probleme wiederholt entstehen. Diese Erkenntnisse helfen dabei, Abläufe langfristig zu verbessern und organisatorische sowie betriebswirtschaftliche Entscheidungen auf Grundlage realer Betriebsdaten zu treffen.
Das System im Echtbetrieb
Damit ein solches System sinnvoll eingesetzt werden kann, muss es sich auch unter realen Bedingungen bewähren. Deshalb wurde Ende 2025 der Echtbetrieb gestartet. Gemeinsam mit allen Leistungserbringern im Krankentransport des Einzugsgebiets der Integrierten Leitstelle Bodensee-Oberschwaben wurden zunächst einzelne Krankentransportwagen in das System integriert. Der Nutzen wurde jedoch schnell sichtbar, sodass zeitnah weitere Fahrzeuge angebunden wurden. Wenig später erfolgte bereits der Übergang vom Testbetrieb in den produktiven Alltag mit allen Krankentransportwagen im Rettungsdienstbereich.
Während dieser Phase wurden Rückmeldungen aus allen Bereichen gesammelt, analysiert und priorisiert. Viele Verbesserungen konnten kurzfristig umgesetzt werden und trugen dazu bei, Benutzerfreundlichkeit und Funktionalität kontinuierlich weiterzuentwickeln.
Blick in die Zukunft
Mittlerweile interessieren sich auch erste benachbarte Leitstellen für den Ansatz. Insbesondere bei Transporten über Gebietsgrenzen hinweg und beim gemeinsamen Blick auf verfügbare Kapazitäten kann die Nutzung eines gemeinsamen Systems einen Mehrwert für Patientinnen und Patienten, Fahrdienst und Leitstellen schaffen.
Um die Weiterentwicklung langfristig zu tragen, entstand aus dem Projekt schließlich „Coderis“.
Für uns ist das Projekt damit jedoch nicht abgeschlossen. Die Plattform soll gemeinsam mit ihren Anwenderinnen und Anwendern weiter wachsen und sich auch künftig an den tatsächlichen Herausforderungen des Alltags orientieren.
Denn Krankentransport bleibt dynamisch. Es wird weiterhin Ausfälle, Verzögerungen und schwierige Entscheidungen geben. Die Arbeitsgrundlagen für alle Beteiligten lassen sich jedoch verbessern: durch weniger doppelte Eingaben, weniger Medienbrüche, mehr Transparenz und eine sinnvolle digitale Unterstützung im Alltag.
Das Ziel ist daher nicht einfach Digitalisierung, sondern ein besser vernetzter Krankentransportprozess, der aus der Praxis entstanden ist und sich an den Anforderungen der Praxis orientiert.